Libro de mantenimiento y hoja resumen de copropiedad: hacemos balance.
Un condominio se divide en lotes que pertenecen cada uno a un dueño diferente. Varias reglas y obligaciones son inherentes a una copropiedad, que aseguran su buen funcionamiento. El libro de mantenimiento y la hoja de resumen son documentos obligatorios que debe llevar y actualizar el fideicomisario y contienen información obligatoria importante sobre la copropiedad.
El libro de mantenimiento del condominio
La bitácora de mantenimiento es un documento obligatorio para un edificio en condominio. El registro de mantenimiento contiene información técnica relacionada con el mantenimiento y los trabajos realizados en el edificio.
Es una de las funciones del síndico de copropiedad mantenerlo y actualizarlo. A saber: en el caso de que la copropiedad comprenda varios inmuebles, el fideicomisario sólo deberá llevar y actualizar un único libro de mantenimiento para toda la copropiedad. En el cuaderno, el síndico debe crear un capítulo por edificio.
El registro de mantenimiento debe contener la siguiente información: la dirección del edificio; la identidad del fideicomisario interino de la copropiedad; las referencias de los contratos de seguro que haya suscrito el fiduciario con sus respectivas fechas de vencimiento; las referencias de los contratos de seguro de daños a las obras que se hayan suscrito por cuenta del fideicomisario y cuya garantía se encuentre aún en curso; el año en que se realizó la obra mayor, en su caso (como un lavado de cara, reparación de techo o sustitución de una caldera, por ejemplo) con la identidad de las empresas que realizaron la obra de que se trate; las referencias de los contratos de mantenimiento y servicio de equipos comunes y la fecha de vencimiento de estos contratos; el diagnóstico técnico global; el cronograma del programa de trabajo plurianual decidido por la junta general de copropietarios; la información adicional que los copropietarios deseen ver anotada en la libreta, elegida en votación de la asamblea general por mayoría simple (información relativa a la construcción del edificio, estudios técnicos realizados en el edificio, por ejemplo).
La bitácora de mantenimiento debe estar disponible para su consulta por cualquier propietario mediante simple solicitud hecha por cualquier medio al síndico de la copropiedad. Y cualquier copropietario puede solicitar una copia del libro de mantenimiento al administrador de la finca, a cargo de este último (importe gratuito).
Hoja de resumen del condominio
La hoja resumen del condominio es un documento que contiene información relativa al funcionamiento del condominio y al estado de la edificación. Cada condominio debe tener una hoja resumen.
Es, nuevamente, una de las tareas del síndico de la copropiedad elaborar y actualizar la hoja resumen cada año (a riesgo de ser objeto de sanciones en caso de incumplimiento de esta obligación). El síndico estampa su sello en el formulario.
La hoja resumen de la copropiedad debe contener ciertos datos relativos al funcionamiento de la copropiedad: la identificación del copropietario, del síndico o del administrador provisional; el nombre y la dirección habituales del fideicomisario; la dirección de cada edificio del condominio; el número de registro de la copropiedad y la fecha de su última actualización; la fecha de establecimiento del reglamento de copropiedad y el número Siret del sindicato de copropiedad; el apellido, nombre y domicilio del representante legal de la copropiedad (el fideicomisario o un administrador ad hoc) y el Siret de este último; el ámbito de intervención del representante legal (mandato de síndico copropietario o misión del administrador ad hoc); la organización jurídica de la copropiedad; la naturaleza del fideicomisario (principal o secundario).
La hoja resumen de la copropiedad también debe contener cierta información relativa a las características técnicas de la copropiedad: el número total de lotes en copropiedad y su uso (residencial, comercial u oficina); el número de edificios y la fecha de construcción; equipo de condominio; el tipo de calefacción; si la calefacción es colectiva (parcial o totalmente), la no urbana y el tipo de energía utilizada; el número de ascensores; las características financieras de la copropiedad.
Cada copropietario deberá poder consultar el acta resumen a simple requerimiento realizado por cualquier medio al fideicomisario.